Executive Assistant (m/w/d) – Vollzeit (40h, All-in)

Job description

📍 Wien 💰 ab ca. € 3.500 brutto/Monat (Überzahlung je nach Qualifikation & Erfahrung möglich) Über die Position: Zur direkten Unterstützung der Geschäftsführung suchen wir eine Executive Assistant mit Überblick, Zahlenverständnis und Hands-on-Mentalität. Diese Rolle ist keine klassische Assistenzstelle , sondern eine zentrale Vertrauensposition mit operativer Verantwortung, Koordinationsaufgaben und Backoffice-Leitung. Requirements: Ihre Aufgaben: Eigenverantwortliche Unterstützung der Geschäftsführung im operativen und organisatorischen Tagesgeschäft Koordination und fachliche Leitung der Assistenz-Mitarbeiter:innen / Backoffice Finance-Controlling (Zahlenaufbereitung, Auswertungen, laufende Kontrolle): Selbstständiges Termin- und Kalendermanagement inkl. Reiseplanung Organisation und Koordination persönlicher sowie geschäftlicher Agenden Zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, internen Teams (z. B. Sales, Marketing, Asset-Management) und externen Partner:innen Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Vorträgen und Veranstaltungen Unterstützung im Projektmanagement, sowie bei laufenden Sonder- und Ad-hoc Themen · Aktiver Einsatz von KI-Tools (z. B. für Recher...